前回に引き続き経理処理について述べます。
今回は、さまざまな経費の処理方法です。
事例についてはすべて税込経理で記載しています。

今回の事例には高額の交通費が記載されていますが、交通費などをどこまで実行委員会で負担するかは各実行委員会の方針によります。本大会では、国内イベント一件あたり一人の費用を経費として認めており、それを超える場合は別途判断としていました。

今回の事例はあくまでも例であり、実際の金額がこのとおりであったわけではありません

スタッフ扱いの経費
一般のスタッフが扱う可能性がある経費としては、会議費・交通費・事務用品費・少額の機材費などがあります。
取り扱い方法としてはスタッフが立替える場合と事前に仮払いする場合がありますので、まず一番多い建て替えの場合を説明します。
スタッフが実行委員会の代わりにお金を支払った場合は、未払金(流動負債)で処理します。要するにスタッフからの借金です。
スタッフが実行委員会の代わりにお金を受け取った場合は、未収金(流動資産)で処理します。要するにスタッフへの貸付です。
立替金という勘定科目は、実行委員会が立替えたものに使用しますので、ここでは使用しません。

スタッフの林田が東京でのPR活動のため、奈良から東京に往復する費用19,240円を立替えた。
借方 貸方
旅費交通費(奈良~東京) 19,240 未払金(林田) 19,240

※この時点で未払金が19,240円、未収金が0円

スタッフの林田が東京でのPR活動で6人の申し込みを受け付けた。
借方 貸方
未収金(林田) 60,000 参加費前受金(6人分) 60,000

※この時点で未払金が19,240円、未収金が60,000円

スタッフの林田がHONGKONGでのPR活動のため、奈良から秋田に往復する費用52,640円を立替えた。
借方 貸方
旅費交通費(奈良~羽後本荘) 52,640 未払金(林田) 52,640

※この時点で未払金が71,880円、未収金が60,000円

スタッフ林田の未払金と未収金を相殺した。
借方 貸方
未払金(林田) 60,000 未収金(林田) 60,000

※この時点で未払金が11,880円、未収金が0円

スタッフ林田の立替えた金を大会の銀行口座から振込した。
借方 貸方
未払金(林田) 11,880 普通預金(大会口座) 11,880
支払い手数料 105 普通預金(大会口座) 105

※この時点で未払金が0円、未収金が0円

事前に仮払いする場合には、仮払金(流動資産)を使用します。

スタッフの林田が東京でのPR活動のため、大会の金庫から20,000円を仮払いした。
借方 貸方
仮払金(林田) 20,000 現金 20,000

※この時点で仮払金が20,000円、未払金が0円、未収金が0円

スタッフの林田が東京でのPR活動のため、往復したが19240円だったため差額の返金を受けた。
借方 貸方
旅費交通費 19,240 仮払金(林田) 20,000
現金 760

※この時点で仮払金が0円、未払金が0円、未収金が0円

大口の経費
大口の経費は、原則として請求書をもらって銀行振込にて支払いを行います。
請求書を受け取った時点で、未払費用(流動負債)に計上します。
請求書の支払期限までに普通預金または当座預金から支払いを行います。

会場より300万円の請求書を受け取った。
明細は施設利用料240万円と付帯設備利用料60万円。
実行委員会の方針により、施設利用料は会場費に、付帯設備利用料は機材費にする。
借方 貸方
会場費 2,400,000 未払費用(○○ホール) 3,000,000
機材費 600,000
会場に利用料を支払った。
借方 貸方
未払費用(○○ホール) 3,000,000 普通預金(大会口座) 3,000,000
支払い手数料 420 普通預金(大会口座) 420

かかった費用を企画主催者と折半する場合には、業者から請求書を受け取ると共に企画主催者に請求書を発行します。

理想科学工業よりリソグラフのレンタル代として12万円の請求書を受け取った。
実行委員会の方針により、半額を時刊新聞社に請求する。
借方 貸方
機材費 60,000 未払費用(理想科学工業) 120,000
立替金(時刊新聞社) 60,000
理想科学工業にリソグラフのレンタル代を支払った。
借方 貸方
未払費用(理想科学工業) 120,000 普通預金(大会口座) 120,000
支払い手数料 420 普通預金(大会口座) 420
時刊新聞社より入金を受けた。
借方 貸方
普通預金(大会口座) 60,000 立替金(時刊新聞社) 60,000

もう一つの処理方法として、大会からの請求に収益としての勘定科目を割り当てる方法があります。
この場合は以下のような処理になります。

理想科学工業よりリソグラフのレンタル代として12万円の請求書を受け取った。
実行委員会の方針により、半額を時刊新聞社に請求する。
借方 貸方
機材費 120,000 未払費用(理想科学工業) 120,000
売掛金(時刊新聞社) 60,000 売上(時刊新聞社) 60,000
理想科学工業にリソグラフのレンタル代を支払った。
借方 貸方
未払費用(理想科学工業) 120,000 普通預金(大会口座) 120,000
支払い手数料 420 普通預金(大会口座) 420
時刊新聞社より入金を受けた。
借方 貸方
普通預金(大会口座) 60,000 売掛金(時刊新聞社) 60,000