経理処理は複式簿記を採用することを強く薦めます。
なれないと面倒ですが、今は便利な会計ソフトがありますので、それほど難しくはありません。
以下に大会の会計でよくある仕訳を記載します。

今回の事例はあくまでも例であり、実際の金額がこのとおりであったわけではありません

参加費
参加者から受け取った参加費は、実行委員会の参加者に対する借金です。
流動負債として参加費前受金の勘定科目を作成しておくと便利です。

参加費1万円を現金で受け取って大会の金庫に入れた。
借方 貸方
現金 10,000 参加費前受金 10,000
参加費1万円を副実行委員長が現金で受け取った。
借方 貸方
小口現金(副委員長) 10,000 参加費前受金 10,000
参加費1万円を郵便振替で受け取った。
借方 貸方
当座預金(郵便振替) 10,000 参加費前受金 10,000
参加費1万円をクレジットカード(手数料300円)で受け取った。
借方 貸方
売掛金(カード口座) 10,000 参加費前受金 10,000
支払い手数料 300 売掛金(カード口座) 300
ゲストになったので参加費1万円を銀行振込で返金した。振込手数料は105円
借方 貸方
参加費前受金 10,000 普通預金(大会口座) 10,000
支払い手数料 105 普通預金(大会口座) 105
申し込みを受け付けたが、参加費1万円をもらっていない。
借方 貸方
売掛金 10,000 参加費前受金 10,000
後日1万円をもらって大会の金庫に入れた。
借方 貸方
現金 10,000 売掛金 10,000

講演料
講演料等を支払う場合は源泉徴収が必要

2万円の講演費用を支払い10%の源泉徴収をした。
借方 貸方
講演料 22,222 現金 20,000
預かり金(源泉徴収) 2,222
後日税務署に源泉徴収所得税を現金で支払った。
借方 貸方
預かり金(源泉徴収) 2,222 現金 2,222

出演料
芸能事務所に所属の芸能人の場合は、事務所が源泉徴収を行うため、源泉徴収不要。代わりに消費税の支払いが必要。

10万円の出演料と消費税5%を銀行振込で支払った。(税抜経理)
借方 貸方
出演料 100,000 普通預金(大会口座) 105,000
仮払消費税 5,000
支払い手数料 420 普通預金(大会口座) 420
10万円の出演料と消費税5%を銀行振込で支払った。(税込経理)
借方 貸方
出演料 105,000 普通預金(大会口座) 105,000
支払い手数料 420 普通預金(大会口座) 420

広告関連
プログレスレポートやプログラムブックに広告を掲載した場合は、相手先から広告料を受け取ります。経理を税込で行うか税抜で行うかにかかわらず、必ず消費税を付加した金額を請求してください。

東京創元社にプログラムブックの広告費5万円を請求した。(税抜経理)
借方 貸方
売掛金(東京創元社) 52,500 広告料収入(東京創元社) 50,000
仮受消費税 2,500
東京創元社にプログラムブックの広告費5万円を請求した。(税込経理)
借方 貸方
売掛金(東京創元社) 52,500 広告料収入(東京創元社) 52,500
東京創元社よりプログラムブックの広告費5万円が入金された。
借方 貸方
普通預金(大会口座) 52,500 売掛金(東京創元社) 52,500

大会の広告を雑誌等に掲載した場合には、広告宣伝費を支払います。

○○コミック社主催の同人誌即売会のカタログに5,000円で広告を掲載し、請求があった。
借方 貸方
広告宣伝費(即売会カタログ) 5,000 未払費用(○○コミック社) 5,000
仮払消費税 250 未払費用(○○コミック社) 250
○○コミック社に銀行振込で支払った
借方 貸方
未払費用(○○コミック社) 5250 普通預金(大会口座) 5250
支払い手数料 105 普通預金(大会口座) 105

広告は、双方に掲載することで相殺することがよくあります。

早川書房のSFマガジン広告10万円と、プログラムブックの広告10万円を相殺した。
借方 貸方
広告宣伝費(SFマガジン) 100,000 広告料収入(早川書房) 100,000