発送物を安くする方法として、メール便を使用することがよくあります。
ドンブラコンでもプログレスレポートの発送に、日本郵便のゆうメールを佐川急便が再出人になって安価に送付するサービス飛脚ゆうメールサービスを利用しました。
取次店にもよりますが、本大会では200グラムまで一通63円で契約していました。
普通郵便では120円~200円のところ、この金額で送れることは大きなメリットです。

しかし、すべてをメール便にするわけには行きません。郵便とメール便とは大きく違う点があります。
最大の違いは、メール便では信書が送れないことです。
総務省によれば、信書とは個人宛に個別の内容物を送るものとされています。
総務省 信書のガイドライン

つまり、プログレスレポートは大丈夫ですが、参加証は商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書に該当するため送ってはいけません。
本大会でも、参加証を含むプログレスレポート第5号のみ普通郵便で発送しました。

もう一つの違いは、郵便の転居届が反映されない、不達時の返送が保証されないなどがあります。
一般に不達率が3%程度と言われていますので、これについては対応するものと割り切ってメール便を使用しました。実際には予想よりも低い1%程度の不達率でした。

また、契約書や自治体への報告書等の重要なものについては、配達状況の追跡ができる日本郵便のレターパックを利用しました。レターパックは、350円と500円の二種類があり、500円の場合は書留と同様に手渡しが原則となり、350円の場合はポストに入れられることになるという違いがあります。
郵便局のレターパック案内ページ
本大会では手渡しを確実にするほどの重要性があるものは少なかったので、もっぱら350円のものを利用していました。

そして一件だけ、JAXAに対しての重要書類を送るために書留を利用しました。