近年の大会では印刷物のプログレスレポートを発行しないことが多いですが、本大会では印刷物としてのプログレスレポートを5回発行しました。

そのためには、印刷費・郵送費・袋詰めの手間・印刷物保管場所などが必要です。
受付時にはがき一枚返送して、その後はWebのみで情報提供するのであればこれらは不要になり、一人あたりの参加費を1,000円~2,000円程度は下げられるのではないかと思います。
しかし、その場合でもWebが見られない方のための印刷物の発行は必要です。
約1割から2割の参加者が紙を要望しているという情報を過去の実行委員会から聞いていました。実際のところ私も申込時には紙のプログレスレポートを要望しています。

本大会では当初は紙を発行しないつもりでしたが、あったほうがよいという意見をいろいろ聞いたので、方針を変更しました。それらの意見を以下に掲載します。
・参加者毎に対応を変えるのはトラブルのもと。数人ならばともかく一割も要望があれば全員に送ったほうが良い。
・定期的に送付することにより住所変更などを把握するのが容易になり、必須である送付物の「星雲賞投票用紙」「参加証」を確実に送付するための布石になる。
・スタッフ会議での袋詰めがひとつのイベントになりスタッフ会議に参加する人が増える。
・官公庁や企業・マスコミなどに説明するときは紙があったほうがよい。
・紙があると参加している実感がわく。

紙を発行しないのであれば、これらの点をクリアできるようにしたほうが良いでしょう。