本大会では、東海道線の車内から会場を見つけたその足で、カジュアルな服装でグランシップに飛び込みで「会場施設を見学させてほしい」と言ったところ、怪訝な顔をされましたがそれも当然です。普通は全館貸切をするイベントは綿密に計画を立ててしかるべき交渉をするものです。

偶然にもその日はほとんど予約がなく、会場のすべてを見ることができました。会議室の中よりも通路やバックヤードを集中的に見学し、音響や映像等の付帯設備の仕様や利用量について質問をしたことによって、本気で全館貸切を考えているのだという印象を持っていただけたようで、その日のうちに2011年の仮押さえをすることができました。
また偶然持っていた2008年のDAICON7の名刺と大会資料を渡して大会の説明も出来ましたが、このような綱渡りはすべきではないでしょう。

一般的に会議施設は全国大会や国際会議については通常の予約時期より早くから予約することが可能です。
グランシップの場合も、通常は2年前からの予約ですが会場はそれより前から仮押さえをしていました。
ホテルのバンケットを利用する場合は会議施設より融通が利きますが、どちらの場合にも会場のキーパーソンを押さえる必要があります。
会議施設であれば窓口の担当者ではなく現場の責任者と話をします。ホテルの場合であればバンケット責任者と話をします。この時点で最高責任者である会議施設の館長やホテルの支配人とは細かい話をする必要はありません。このような総責任者は公共の会議施設であれば自治体からの、ホテルの場合親会社からの出向が多く、現場の責任者が上申したことを決裁する場合が多いからです。窓口の担当者では、SF大会のように変則的な会場利用をすることの判断はできません。

この場合もコンベンション協会の項で述べたように、大規模な学会という話をすれば相応しい立場の方が出てこられるはずです。もちろんビジネスに相応しい服装で伺うのが望ましいでしょう。
説明する内容は、コンベンション協会と同様です。もし先にコンベンション協会に話を通しているのであれば、コンベンション協会に会合の場を設定してもらうのが良いでしょう。
本大会ではグランシップから静岡観光コンベンション協会を紹介して頂きましたが、通常のイベントの場合は逆のほうが楽です。

2008年11月 会場視察・仮押さえ
2009年07月 見積取得
2009年08月 施設見学会・グランシップの紹介で静岡観光コンベンション協会と顔合わせ
2009年09月 一般予約受付開始
2009年10月 日程確定・仮予約
2009年12月 立候補
2010年02月 日本SFファングループ連合会議による承認