自治体の公式イベントにすると、集客や地元企業に協力をいただくための交渉をするうえで大きなメリットがあります。

まず最初の窓口はコンベンション協会です。
通常は都道府県にひとつずつありますが、静岡の場合は管轄する地域によって、「浜松」「静岡」「富士山」「東部」「伊豆」の5箇所のコンベンション協会があります。
http://www.hellonavi.jp/convention/index.html
グランシップを管轄するのは、静岡観光コンベンション協会ですので、そちらに話をしに行きます。
ここで重要なのは、歴史のある全国イベントであるということを理解していただくことです。
大会自体に参加する人のほとんどはラフな服装ですが、こういう場に向かうときにはビジネスにふさわしい服装で向かいます。最低限クールビズ、可能ならスーツにネクタイで伺いましょう。
先方には飛込みではなくアポイントメントを取って伺います。アポイント際には以下のポイントを伝えます。
・50年の歴史があること。
・文化の発信になること。
・地元経済に貢献できること。
資料として大会の公式案内を作成し、過去の大会の発行物とともに持参します。
本大会の場合は、次のような資料を作成しました。
http://www.sf50.jp/assets/files/sf50/downloads/SF-Convention.pdf

コンベンション協会との連携をどれだけとれるかで、活動のしやすさが大きく変わります。
ここではSF大会の姿を正しく認識してもらう必要があります。

一番よくない言い方は「趣味の集まりです」。
これは単なる遊びのように受け取られます。
まずは「参加者1000人の全国大会を開催しますので協力をお願いします」と切り出します。
そうすると先方は1000人に反応して聞いてきますので、先に作成した資料を渡して順次説明していきます。
その内容を納得していただくために、過去の大会の資料を使います。たとえば、本大会では静岡市の後援をいただきましたが、そのために横浜市がワールドコンを後援したときの名義使用許可証を借りました。そして「横浜が後援してるのだから静岡も後援してほしい」とお願いをしたのです。
今回の許可証についても次回以降の大会にお貸ししますので、われこそはと思う方はご連絡ください。
また大会内部の資料ではなく新聞記事やTVニュースなどマスメディアの記録・大会の記事が掲載されているSFマガジンなどがあると説得力が高まります。