» 2011 » 11月のブログ記事

イベントを運営するに当たっては、事業主体をどうするかを決定しなければなりません。
実行委員会と、事業主体は必ずしも同じものである必要はありません。
事業主体には大きく分けて以下のものがあります。これはおもに税金とかかわってきますので、詳しくは税務署または税理士と相談することをお勧めします。

    個人事業
    DAICON7がこの形態でした。
    実行委員長が無限責任を負います。
    人格なき社団
    大半の実行委員会がこの形態をとっています。本大会もこの形態でした。
    税務署に簡単な届け出を出すだけでよいので楽ですが、大きな利益や損失が発生したときに問題が起こりがちです。
    法人
    NPOや社団法人と、会社に大きく分けられます。
    第65回世界SF大会は、NPOで実施されました。
    会計的に問題が起こりにくく、社会的信用も高いのですが、法的な制約事項が最も増えます。
    特にNPOや社団法人の場合、目的と実際の大会の内容については所轄官庁から厳しくチェックされますのでご注意ください。
    イベント運営会社や旅行会社が事業主体となる場合もあります。合宿型の場合は旅行会社の企画旅行とする形態をとることがあります。

前年のTOKON10では、ゲスト招待状をEmailで送付するという試みを行い、一定の成果を得ましたが、逆に無礼であるというお叱りをいただくこともありました。

現時点では正式な招待状を電子化することは時機尚早であると考え、本大会では、以下の4点セットを郵送しました。

ご招待状

封筒

ご参加確認票

返信用封筒(料金受取人払)

招待状の文面はDAICON5の招待状を参考に、静岡観光コンベンション協会の助言を頂いて作成しました。

ご招待状
封筒
ご参加確認票 返信用封筒
(料金受取人払)

発送物を安くする方法として、メール便を使用することがよくあります。
ドンブラコンでもプログレスレポートの発送に、日本郵便のゆうメールを佐川急便が再出人になって安価に送付するサービス飛脚ゆうメールサービスを利用しました。
取次店にもよりますが、本大会では200グラムまで一通63円で契約していました。
普通郵便では120円~200円のところ、この金額で送れることは大きなメリットです。

しかし、すべてをメール便にするわけには行きません。郵便とメール便とは大きく違う点があります。
最大の違いは、メール便では信書が送れないことです。
総務省によれば、信書とは個人宛に個別の内容物を送るものとされています。
総務省 信書のガイドライン

つまり、プログレスレポートは大丈夫ですが、参加証は商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書に該当するため送ってはいけません。
本大会でも、参加証を含むプログレスレポート第5号のみ普通郵便で発送しました。

もう一つの違いは、郵便の転居届が反映されない、不達時の返送が保証されないなどがあります。
一般に不達率が3%程度と言われていますので、これについては対応するものと割り切ってメール便を使用しました。実際には予想よりも低い1%程度の不達率でした。

また、契約書や自治体への報告書等の重要なものについては、配達状況の追跡ができる日本郵便のレターパックを利用しました。レターパックは、350円と500円の二種類があり、500円の場合は書留と同様に手渡しが原則となり、350円の場合はポストに入れられることになるという違いがあります。
郵便局のレターパック案内ページ
本大会では手渡しを確実にするほどの重要性があるものは少なかったので、もっぱら350円のものを利用していました。

そして一件だけ、JAXAに対しての重要書類を送るために書留を利用しました。