» 2011 » 9月 » 26のブログ記事

立候補する前には幹部をあつめます。
信頼できる人にお願いしましょう。
本当に苦しいときに助け合える人。
お互いの悪い点を指摘し会える人。
このような関係の人にお願いしましょう。

自治体の公式イベントにすると、集客や地元企業に協力をいただくための交渉をするうえで大きなメリットがあります。

まず最初の窓口はコンベンション協会です。
通常は都道府県にひとつずつありますが、静岡の場合は管轄する地域によって、「浜松」「静岡」「富士山」「東部」「伊豆」の5箇所のコンベンション協会があります。
http://www.hellonavi.jp/convention/index.html
グランシップを管轄するのは、静岡観光コンベンション協会ですので、そちらに話をしに行きます。
ここで重要なのは、歴史のある全国イベントであるということを理解していただくことです。
大会自体に参加する人のほとんどはラフな服装ですが、こういう場に向かうときにはビジネスにふさわしい服装で向かいます。最低限クールビズ、可能ならスーツにネクタイで伺いましょう。
先方には飛込みではなくアポイントメントを取って伺います。アポイント際には以下のポイントを伝えます。
・50年の歴史があること。
・文化の発信になること。
・地元経済に貢献できること。
資料として大会の公式案内を作成し、過去の大会の発行物とともに持参します。
本大会の場合は、次のような資料を作成しました。
http://www.sf50.jp/assets/files/sf50/downloads/SF-Convention.pdf

コンベンション協会との連携をどれだけとれるかで、活動のしやすさが大きく変わります。
ここではSF大会の姿を正しく認識してもらう必要があります。

一番よくない言い方は「趣味の集まりです」。
これは単なる遊びのように受け取られます。
まずは「参加者1000人の全国大会を開催しますので協力をお願いします」と切り出します。
そうすると先方は1000人に反応して聞いてきますので、先に作成した資料を渡して順次説明していきます。
その内容を納得していただくために、過去の大会の資料を使います。たとえば、本大会では静岡市の後援をいただきましたが、そのために横浜市がワールドコンを後援したときの名義使用許可証を借りました。そして「横浜が後援してるのだから静岡も後援してほしい」とお願いをしたのです。
今回の許可証についても次回以降の大会にお貸ししますので、われこそはと思う方はご連絡ください。
また大会内部の資料ではなく新聞記事やTVニュースなどマスメディアの記録・大会の記事が掲載されているSFマガジンなどがあると説得力が高まります。

コンベンションには、都市型とリゾート型の二種類があります。
都市型は、会議場と宿泊施設が分かれているもの。
リゾート型は、リゾートホテルや大規模旅館を利用するものです。
都市型を実施するためには会議場と宿泊施設が近隣にあることが必須条件と言われています。
しかし今回の会場のグランシップは、周囲に大規模なホテルはまったくなく、徒歩圏内にはビジネスホテル一軒とラブホテル数軒しかありません。そのため公式合宿を準備することとしました。

ドンブラコンの場合は、もともと私が船を使ったイベントを続けており、それを陸上で船の形をした建物で実施するというコンセプトでした。
つまり形から入ったわけで、内容は通常の都市型大会を行なって特別なことは何もしないという方針でした。
50回大会ということで、それをテーマとしていろいろやるべきだという意見を古参ファンダムの方々から伺いましたが、結局それらは行いませんでした。
私が事務局長を務めたDAICON7では小松左京氏に提案いただいた「創造力の発信」をメインテーマとしていましたが、その重さに負けてテーマを活かした企画を作ることができませんでした。
そして、芯を通すものがなかったために、各担当がバラバラなうごきをして全体としてまとまりがないものになってしまいました。

これがあったおかげで大会の運営がブレなかったといえるでしょう。
内部的には本部のある12階を艦長室。11階を第一艦橋。10階を第二艦橋と呼んだり(これは後の休憩スペース、喫茶第二艦橋に続いています)、
当日の実行委員長は艦長帽をかぶって活動するなど、ちいさなことばかりですがスタッフが同じ方向を向いて動くことができ、そのおかげで大きな失敗をすることなく大会を終えることが出来たのだと思います。

これから数回にわたって、ドンブラコンの裏話を公開していきます。
今後大会を実施する方々の参考になればと思います。