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前回に引き続き経理処理について述べます。
今回は、さまざまな経費の処理方法です。
事例についてはすべて税込経理で記載しています。

今回の事例には高額の交通費が記載されていますが、交通費などをどこまで実行委員会で負担するかは各実行委員会の方針によります。本大会では、国内イベント一件あたり一人の費用を経費として認めており、それを超える場合は別途判断としていました。

今回の事例はあくまでも例であり、実際の金額がこのとおりであったわけではありません
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経理処理は複式簿記を採用することを強く薦めます。
なれないと面倒ですが、今は便利な会計ソフトがありますので、それほど難しくはありません。
以下に大会の会計でよくある仕訳を記載します。

今回の事例はあくまでも例であり、実際の金額がこのとおりであったわけではありません
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イベントを運営するに当たっては、事業主体をどうするかを決定しなければなりません。
実行委員会と、事業主体は必ずしも同じものである必要はありません。
事業主体には大きく分けて以下のものがあります。これはおもに税金とかかわってきますので、詳しくは税務署または税理士と相談することをお勧めします。

    個人事業
    DAICON7がこの形態でした。
    実行委員長が無限責任を負います。
    人格なき社団
    大半の実行委員会がこの形態をとっています。本大会もこの形態でした。
    税務署に簡単な届け出を出すだけでよいので楽ですが、大きな利益や損失が発生したときに問題が起こりがちです。
    法人
    NPOや社団法人と、会社に大きく分けられます。
    第65回世界SF大会は、NPOで実施されました。
    会計的に問題が起こりにくく、社会的信用も高いのですが、法的な制約事項が最も増えます。
    特にNPOや社団法人の場合、目的と実際の大会の内容については所轄官庁から厳しくチェックされますのでご注意ください。
    イベント運営会社や旅行会社が事業主体となる場合もあります。合宿型の場合は旅行会社の企画旅行とする形態をとることがあります。

前年のTOKON10では、ゲスト招待状をEmailで送付するという試みを行い、一定の成果を得ましたが、逆に無礼であるというお叱りをいただくこともありました。

現時点では正式な招待状を電子化することは時機尚早であると考え、本大会では、以下の4点セットを郵送しました。

ご招待状

封筒

ご参加確認票

返信用封筒(料金受取人払)

招待状の文面はDAICON5の招待状を参考に、静岡観光コンベンション協会の助言を頂いて作成しました。

ご招待状
封筒
ご参加確認票 返信用封筒
(料金受取人払)

発送物を安くする方法として、メール便を使用することがよくあります。
ドンブラコンでもプログレスレポートの発送に、日本郵便のゆうメールを佐川急便が再出人になって安価に送付するサービス飛脚ゆうメールサービスを利用しました。
取次店にもよりますが、本大会では200グラムまで一通63円で契約していました。
普通郵便では120円~200円のところ、この金額で送れることは大きなメリットです。

しかし、すべてをメール便にするわけには行きません。郵便とメール便とは大きく違う点があります。
最大の違いは、メール便では信書が送れないことです。
総務省によれば、信書とは個人宛に個別の内容物を送るものとされています。
総務省 信書のガイドライン

つまり、プログレスレポートは大丈夫ですが、参加証は商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書に該当するため送ってはいけません。
本大会でも、参加証を含むプログレスレポート第5号のみ普通郵便で発送しました。

もう一つの違いは、郵便の転居届が反映されない、不達時の返送が保証されないなどがあります。
一般に不達率が3%程度と言われていますので、これについては対応するものと割り切ってメール便を使用しました。実際には予想よりも低い1%程度の不達率でした。

また、契約書や自治体への報告書等の重要なものについては、配達状況の追跡ができる日本郵便のレターパックを利用しました。レターパックは、350円と500円の二種類があり、500円の場合は書留と同様に手渡しが原則となり、350円の場合はポストに入れられることになるという違いがあります。
郵便局のレターパック案内ページ
本大会では手渡しを確実にするほどの重要性があるものは少なかったので、もっぱら350円のものを利用していました。

そして一件だけ、JAXAに対しての重要書類を送るために書留を利用しました。

地元との良好な関係を築くことが大会を成功に導く要素の一つであるといえるでしょう。
会場や地元の自治体・企業などにご協力いただく上で、地元住民の方々への貢献をすることは重要になっています。
そのため最近のSF大会では、大会に登録した人以外でも広く参加可能な無料公開プログラムや無料公開エリアを設ける場合が多くなっています。
特に都市型の中でも公共の会議場やコンベンションセンターを借りて行う大会では、地域貢献をすることにより借用条件を優遇していただいたり、自治体からのさまざまな援助がうけられたりしますので、積極的に公開していくことを薦めます。

前述したとおり、星雲賞の副賞は実行委員会が準備します。

例年趣向を凝らしたものが選ばれますが、本大会では奇を衒わず無難なものにしようと考え、地元工芸品の中から駿河漆器を選びました。これを選んだ理由としては、たしか2005年の副賞だったと思いますが、漆塗りの盾が落ち着いてよかったという印象があったことが大きいです。
静岡観光コンベンション協会の紹介で、土産物屋の駿府楽市よりいくつかの提案を頂いた中から、蒔絵フォトフレームを選定しました。
フォトフレームですから通常は写真をいれますが、今回は日本SFファングループ連合会議の協力により、正賞の賞状の縮刷版を作成して入れることとしました。

星雲賞の運用については例年以下のように実施しています。

1月~2月

【連合会議】加盟団体より参考候補作の推薦

3月ごろ

【連合会議】大会実行委員会に参考候補作の連絡

4月ごろ

【大会】大会から星雲賞投票用紙と参考候補作リストを参加者に郵送
【連合会議】参考候補作発表・投票受付開始

大会2ヶ月前ごろ

【連合会議】投票締切・集計

大会1ヶ月前ごろ

【連合会議】受賞作の内定
【連合会議】実行委員会星雲賞担当者への通知
【連合会議】受賞者に内定連絡
【連合会議】正賞(賞状)の作成
【大会】受賞者に招待状送付
【大会】副賞の作成

大会当日

【連合会議】総会により受賞作の決定
【大会・連合会議】星雲賞授与式の実施
【大会】投票者に記念品を贈呈(5~10名 翌年度大会の参加権など)

事前発表は特例でしたが、それ以外で星雲賞について気を使ったことがあります。

それは、大会として特定の作品を応援しないことです。
日本SFファングループ連合会議の規約にあるように、星雲賞はSF大会の参加者が投票によって決定します。これは純粋なファンによって与えられるものであり、恣意的な意思が介在してはいけないと考えます。
特に接戦が予想される場合などに参考候補作に挙がった作家と交渉する場合などは気を遣いました。仮に受賞が確実にみられても下手に受賞をほのめかす発言をしてしまうと、星雲賞が出来レースではないかという誤解を与え、その年の大会だけではなくSF大会全体に対する悪影響があると私は思います。

私も本当は「宇宙犬作戦」をもっと応援したかったのですが、実行委員長をしていた間は友人に勧誘するぐらいで公式な場所での発言やblog・SNSなどの書き込みは差し控えていました。

本大会では、特例として星雲賞を大会の約2ヶ月前の7月10日に発表しました。
これを実施した意図はいろいろありましたが、結果としてよかった点と悪かった点を挙げておきます。

よかった点
・スタッフ内での情報格差がなかったため、企画タイムテーブルを検討するときにオープンで行えた。
・大会内の書店で星雲賞の帯をつけた本を売ることができた。
・ワールドコンと日本大会の順序が逆だったがワールドコンで伝達できた。

悪かった点
・星雲賞が大会の中で特別であるという意識がスタッフに薄く、受賞者に対するケアが不足してご迷惑をおかけした方がでてしまった。
・発表方法が練れていなかったために、ツイッターでフライングが発生してしまった。
・ご本人には事前にお知らせしておいたほうが滞りがなかった。

もし同様な試みをされる方はご留意ください。